1. Qui est responsable

Nos Souvenirs est une entreprise du Québec. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est la fondatrice de Nos Souvenirs. C'est elle qui veille à l'application de cette politique et qui répond à vos demandes.

Pour la joindre, utilisez notre formulaire en indiquant « Renseignements personnels » au début de votre message :

2. Ce que nous recueillons

Nous recueillons seulement ce qui est nécessaire au service.

Les souvenirs déposés peuvent contenir des renseignements sur d'autres personnes (par exemple, une photo de famille). Voir la section 4.

3. Pourquoi et comment nous les utilisons

Nous recueillons vos renseignements directement auprès de vous, par les formulaires du site. Nous les utilisons uniquement pour :

• créer et faire fonctionner l'espace souvenirs et vous permettre de vous y connecter;
• afficher les souvenirs aux personnes qui ont le lien de l'espace;
• créer le livre numérique;
• créer le diaporama de la cérémonie, lorsque le salon funéraire le propose à la famille;
• inviter par courriel la personne-contact de la famille à gérer son espace et à créer son livre, lorsque le salon funéraire le demande;
• vous envoyer les courriels liés à votre espace (connexion, rappels avant la fin des 90 jours, confirmation d'achat);
• répondre à vos messages et, si vous l'avez demandé, vous avertir de l'ouverture du service;
• assurer la sécurité du service et prévenir les abus.

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons aucun renseignement. Nous ne faisons pas de publicité ciblée, pas de profilage, et aucune décision n'est prise à votre sujet de façon automatisée.

4. Votre consentement

Proches qui déposent un souvenir. Avant d'envoyer un souvenir, vous cochez une case pour accepter qu'il soit remis à la famille et qu'il figure dans le livre de souvenirs. Les autres invités ne le voient pas. Sans cet accord, le souvenir n'est pas envoyé.

Photos et voix d'autres personnes. En déposant une photo, une vidéo ou un enregistrement où d'autres personnes apparaissent ou s'expriment, vous confirmez avoir le droit de le partager. Une personne qui ne souhaite pas apparaître peut demander au responsable de l'espace de masquer le souvenir, ou nous écrire.

Diaporama de la cérémonie. Avant d'envoyer des photos ou des vidéos pour un diaporama, vous cochez une case pour accepter qu'elles soient montrées pendant la cérémonie et remises à la famille, et vous confirmez avoir le droit de les partager. Sans cet accord, rien n'est envoyé.

Liste d'attente. Nous vous écrivons au sujet de l'ouverture seulement si vous avez coché la case prévue à cet effet. Chaque courriel permet de se désabonner.

Retirer votre consentement. Vous pouvez le retirer en tout temps (section 8). Un souvenir déjà inclus dans un livre téléchargé par la famille ne peut toutefois pas être retiré des copies qu'elle conserve sur ses propres appareils.

5. Qui peut voir quoi

• Les personnes qui ont le lien de collecte voient le nom de la personne décédée, son portrait et le nombre de souvenirs déjà partagés. Elles ne voient pas les souvenirs déposés par les autres. Le lien est privé : l'espace n'apparaît pas dans les moteurs de recherche.
• Le responsable et les co-responsables voient tous les souvenirs, avec le nom de leurs auteurs, et peuvent en masquer.
• Le salon funéraire, lorsque l'espace a été créé par un salon, voit l'espace qu'il a créé pour la famille, y compris les souvenirs, afin de pouvoir créer le livre si la famille le lui demande.
• Le diaporama de la cérémonie : les photos et vidéos envoyées sont vues par le salon funéraire, montrées pendant la cérémonie, puis remises à la famille par un lien privé. Les personnes qui envoient des photos ne voient pas celles des autres.
• Le livre numérique est accessible seulement aux personnes à qui la famille en donne le lien, et à qui elle remet une copie téléchargée.
• Nos Souvenirs n'accède aux espaces que lorsque c'est nécessaire : pour vous aider à votre demande, régler un problème technique ou retirer un contenu signalé.

6. Nos fournisseurs et l'hébergement

Pour fonctionner, Nos Souvenirs fait appel à quelques fournisseurs. Ils traitent les renseignements seulement pour nous rendre ce service. Supabase et Netlify sont liés par des ententes de traitement des données qui les obligent à les protéger et à ne pas les utiliser à d'autres fins.

Certains renseignements peuvent donc être communiqués à l'extérieur du Québec. Avant de confier des renseignements à un fournisseur situé hors du Québec, nous évaluons s'il les protège adéquatement. Si nous ajoutons un fournisseur, il sera indiqué ici avant sa mise en service.

7. Combien de temps nous les gardons

• Espace souvenirs et médias : pendant la durée de l'espace (90 jours, ou plus si vous le prolongez). À la fin, tous les souvenirs, photos, audios, vidéos, le portrait et le livre en ligne sont effacés de nos serveurs. Vous recevez des rappels avant cette date pour télécharger votre livre.
• Espace remis par un salon funéraire : les proches peuvent déposer des souvenirs pendant 30 jours. Ensuite, les souvenirs, photos, audios, vidéos et le portrait sont effacés de nos serveurs. Le livre déjà créé reste disponible par son lien; il est effacé à la demande de la famille ou du salon.
• Diaporama de la cérémonie : les photos et vidéos sont effacées de nos serveurs 30 jours après la cérémonie, ou plus tôt si le salon les efface. Les copies déjà enregistrées par le salon ou la famille sur leurs appareils leur appartiennent.
• Fiche du dossier (dates, personne-contact, téléphone) : aussi longtemps que le dossier existe dans le portail du salon.
• Souvenir masqué : il n'est plus visible, mais il est effacé seulement à la fin de l'espace, à moins que vous ne demandiez son effacement plus tôt.
• Compte du responsable : tant qu'un espace est actif, puis au plus 12 mois après la fin du dernier espace, pour répondre à vos questions et à vos demandes de prolongation.
• Messages et liste d'attente : au plus 12 mois après notre dernier échange, ou jusqu'à votre désabonnement.
• Renseignements de facturation : la durée exigée par les règles fiscales (6 ans).
• Copies de sécurité : nos copies de sécurité automatiques sont effacées d'elles-mêmes en quelques jours (7 jours au plus).

Le livre numérique et le dossier .ZIP que la famille télécharge lui appartiennent : ils restent sur ses appareils et nous n'y avons pas accès.

8. Vos droits

Vous pouvez, en tout temps et gratuitement :

• savoir quels renseignements nous détenons à votre sujet et en recevoir une copie, y compris dans un format technologique courant;
• faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• retirer votre consentement et demander l'effacement d'un souvenir ou de vos renseignements;
• demander que nous cessions de diffuser un renseignement vous concernant;
• savoir à qui vos renseignements ont été communiqués.

Écrivez-nous par le formulaire. Nous répondons par écrit dans un délai de 30 jours. Nous pourrions vous poser une question pour confirmer votre identité.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Une personne peut aussi faire une demande au sujet des renseignements d'un proche décédé, dans les cas prévus par la loi (par exemple, l'héritier ou le conjoint).

9. Sécurité et incidents

• Toutes les communications avec le site sont chiffrées (HTTPS).
• Chaque espace a un lien privé, long et impossible à deviner.
• L'accès à la gestion d'un espace demande une connexion par courriel. Les règles d'accès sont appliquées directement dans la base de données : un responsable ne peut voir que ses propres espaces.
• Les photos et vidéos sont compressées et conservées dans un dossier propre à chaque espace.

Si un incident de confidentialité survenait (accès, perte ou communication non autorisés), nous agirions rapidement pour en limiter les conséquences. S'il présente un risque de préjudice sérieux, nous en aviserions les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information. Nous tenons un registre de ces incidents.

10. Témoins et suivi

Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire, aucun outil de statistiques et aucun pixel de suivi.

Le site utilise seulement le stockage local de votre navigateur pour vous garder connecté à votre espace, retenir le dernier espace ouvert et retenir la langue que vous avez choisie. Ces informations restent dans votre navigateur; vous pouvez les effacer en vous déconnectant ou en vidant les données du site.

Nos publicités. Si vous arrivez sur le site en cliquant sur l'une de nos publicités, le nom de cette publicité (par exemple « facebook-octobre ») est gardé 30 jours dans votre navigateur. Si vous achetez un espace pendant ce temps, ce nom est joint à votre commande. Cela nous permet seulement de savoir quelles publicités sont utiles. Aucun autre renseignement n'est recueilli, et rien n'est transmis aux réseaux sociaux.

11. Les jeunes de moins de 14 ans

Un jeune de moins de 14 ans peut partager un souvenir avec l'accord d'un parent ou d'un tuteur, qui l'accompagne au moment du dépôt. L'achat d'un espace est réservé aux adultes.

12. Changements à cette politique

Si nous modifions cette politique, la date en haut de la page change. Si le changement est important, nous en avertissons les responsables d'espaces actifs par courriel avant qu'il s'applique.

1. Who is responsible

Our Memories is a Quebec business. The person in charge of protecting personal information is the founder of Our Memories. She makes sure this policy is applied and responds to your requests.

To reach her, please use our form and write “Personal information” at the beginning of your message:

2. What we collect

We collect only what is necessary for the service.

Shared memories may contain information about other people (for example, a family photo). See section 4.

3. Why and how we use it

We collect your information directly from you, through the site's forms. We use it only to:

• create and run the memory space and let you sign in to it;
• display the memories to the people who have the link to the space;
• create the digital book;
• create the ceremony slideshow, when the funeral home offers it to the family;
• invite the family's contact person by email to manage their space and create their book, when the funeral home asks us to;
• send you emails related to your space (sign-in, reminders before the end of the 90 days, purchase confirmation);
• reply to your messages and, if you asked us to, let you know when the service opens;
• keep the service secure and prevent abuse.

We do not sell, rent or trade any information. We do no targeted advertising and no profiling, and no decision about you is made by automated means.

4. Your consent

Loved ones who share a memory. Before sending a memory, you check a box agreeing that it will be given to the family and included in the memory book. Other guests do not see it. Without this agreement, the memory is not sent.

Photos and voices of other people. By sharing a photo, video or recording in which other people appear or speak, you confirm that you have the right to share it. A person who does not wish to appear can ask the organizer of the space to hide the memory, or write to us.

Ceremony slideshow. Before sending photos or videos for a slideshow, you check a box agreeing that they may be shown during the ceremony and given to the family, and you confirm you have the right to share them. Without this agreement, nothing is sent.

Waiting list. We write to you about the launch only if you checked the box provided for that purpose. Every email lets you unsubscribe.

Withdrawing your consent. You can withdraw it at any time (section 8). However, a memory already included in a book downloaded by the family cannot be removed from the copies they keep on their own devices.

5. Who can see what

• People who have the collection link see the name of the deceased person, their portrait and the number of memories already shared. They do not see the memories shared by others. The link is private: the space does not appear in search engines.
• The organizer and co-organizers see all the memories, with the names of their authors, and can hide them.
• The funeral home, when the space was created by a funeral home, sees the space it created for the family, including the memories, so it can create the book if the family asks it to.
• The ceremony slideshow: the photos and videos sent are seen by the funeral home, shown during the ceremony, then given to the family through a private link. People who send photos do not see anyone else's.
• The digital book is accessible only to the people the family gives the link to, and to whom they give a downloaded copy.
• Our Memories accesses spaces only when necessary: to help with your request, fix a technical problem or remove reported content.

6. Our providers and hosting

To operate, Our Memories relies on a few providers. They process information only to provide this service to us. Supabase and Netlify are bound by data processing agreements that require them to protect it and not to use it for any other purpose.

Some information may therefore be disclosed outside Quebec. Before entrusting information to a provider located outside Quebec, we assess whether it protects that information adequately. If we add a provider, it will be listed here before it goes into service.

7. How long we keep it

• Memory space and media: for the duration of the space (90 days, or longer if you extend it). At the end, all memories, photos, audio, videos, the portrait and the online book are deleted from our servers. You receive reminders before that date to download your book.
• Space provided by a funeral home: loved ones can share memories for 30 days. After that, the memories, photos, audio, videos and portrait are deleted from our servers. A book already created remains available through its link; it is deleted at the request of the family or the funeral home.
• Ceremony slideshow: the photos and videos are deleted from our servers 30 days after the ceremony, or sooner if the funeral home deletes them. Copies already saved by the funeral home or the family on their own devices belong to them.
• File details (dates, contact person, phone): for as long as the file exists in the funeral home's portal.
• Hidden memory: it is no longer visible, but it is deleted only at the end of the space, unless you ask for it to be deleted sooner.
• Organizer account: as long as a space is active, then no more than 12 months after the end of the last space, to answer your questions and extension requests.
• Messages and waiting list: no more than 12 months after our last exchange, or until you unsubscribe.
• Billing information: the period required by tax rules (6 years).
• Backups: our automatic backups delete themselves within a few days (7 days at most).

The digital book and the .ZIP folder that the family downloads belong to them: they stay on their devices and we have no access to them.

8. Your rights

At any time and free of charge, you may:

• find out what information we hold about you and receive a copy of it, including in a commonly used technological format;
• have inaccurate, incomplete or ambiguous information corrected;
• withdraw your consent and ask that a memory or your information be deleted;
• ask us to stop disseminating information about you;
• find out to whom your information has been disclosed.

Write to us using the form. We respond in writing within 30 days. We may ask you a question to confirm your identity.

If you are not satisfied with our response, you may contact the Commission d'accès à l'information du Québec.

A person may also make a request about the information of a deceased loved one, in the cases provided for by law (for example, an heir or a spouse).

9. Security and incidents

• All communications with the site are encrypted (HTTPS).
• Each space has a private link that is long and impossible to guess.
• Managing a space requires signing in by email. Access rules are enforced directly in the database: an organizer can see only their own spaces.
• Photos and videos are compressed and stored in a separate folder for each space.

If a confidentiality incident occurred (unauthorized access, loss or disclosure), we would act quickly to limit its consequences. If it presented a risk of serious injury, we would notify the people concerned and the Commission d'accès à l'information. We keep a register of these incidents.

10. Cookies and tracking

We use no advertising cookies, no analytics tools and no tracking pixels.

The site uses only your browser's local storage to keep you signed in to your space, to remember the last space you opened and to remember the language you chose. This information stays in your browser; you can erase it by signing out or by clearing the site's data.

Our ads. If you arrive on the site by clicking one of our ads, the name of that ad (for example “facebook-october”) is kept in your browser for 30 days. If you buy a space during that time, this name is attached to your order. It only tells us which ads are useful. No other information is collected, and nothing is sent to social networks.

11. Young people under 14

A young person under 14 may share a memory with the agreement of a parent or guardian, who accompanies them when they share it. Only adults may purchase a space.

12. Changes to this policy

If we change this policy, the date at the top of the page changes. If the change is significant, we notify the organizers of active spaces by email before it takes effect.

1. Quién es responsable

Nuestros Recuerdos es una empresa de Quebec. La persona encargada de la protección de los datos personales es la fundadora de Nuestros Recuerdos. Ella vela por la aplicación de esta política y responde a sus solicitudes.

Para contactarla, utilice nuestro formulario e indique «Datos personales» al inicio de su mensaje:

2. Lo que recopilamos

Recopilamos solo lo necesario para el servicio.

Los recuerdos compartidos pueden contener información sobre otras personas (por ejemplo, una foto familiar). Vea la sección 4.

3. Por qué y cómo los usamos

Recopilamos sus datos directamente de usted, mediante los formularios del sitio. Los usamos únicamente para:

• crear y hacer funcionar el espacio de recuerdos y permitirle iniciar sesión en él;
• mostrar los recuerdos a las personas que tienen el enlace del espacio;
• crear el libro digital;
• crear la presentación de fotos de la ceremonia, cuando la funeraria la ofrece a la familia;
• invitar por correo electrónico a la persona de contacto de la familia a gestionar su espacio y crear su libro, cuando la funeraria lo solicita;
• enviarle los correos electrónicos relacionados con su espacio (inicio de sesión, recordatorios antes del final de los 90 días, confirmación de compra);
• responder a sus mensajes y, si lo solicitó, avisarle de la apertura del servicio;
• garantizar la seguridad del servicio y prevenir abusos.

No vendemos, alquilamos ni intercambiamos ningún dato. No hacemos publicidad dirigida ni elaboración de perfiles, y no se toma ninguna decisión sobre usted de forma automatizada.

4. Su consentimiento

Seres queridos que comparten un recuerdo. Antes de enviar un recuerdo, usted marca una casilla para aceptar que se entregue a la familia y que figure en el libro de recuerdos. Los demás invitados no lo ven. Sin este acuerdo, el recuerdo no se envía.

Fotos y voces de otras personas. Al compartir una foto, un video o una grabación en la que otras personas aparecen o hablan, usted confirma que tiene derecho a compartirlo. Una persona que no desee aparecer puede pedir al responsable del espacio que oculte el recuerdo, o escribirnos.

Presentación de la ceremonia. Antes de enviar fotos o videos para una presentación, usted marca una casilla para aceptar que se muestren durante la ceremonia y se entreguen a la familia, y confirma que tiene derecho a compartirlos. Sin este acuerdo, no se envía nada.

Lista de espera. Le escribimos sobre la apertura solo si marcó la casilla prevista para ello. Cada correo electrónico permite darse de baja.

Retirar su consentimiento. Puede retirarlo en cualquier momento (sección 8). Sin embargo, un recuerdo ya incluido en un libro descargado por la familia no puede retirarse de las copias que ella conserva en sus propios dispositivos.

5. Quién puede ver qué

• Las personas que tienen el enlace para compartir recuerdos ven el nombre de la persona fallecida, su retrato y el número de recuerdos ya compartidos. No ven los recuerdos compartidos por los demás. El enlace es privado: el espacio no aparece en los motores de búsqueda.
• El responsable y los corresponsables ven todos los recuerdos, con el nombre de sus autores, y pueden ocultarlos.
• La funeraria, cuando el espacio fue creado por una funeraria, ve el espacio que creó para la familia, incluidos los recuerdos, para poder crear el libro si la familia se lo pide.
• La presentación de la ceremonia: las fotos y los videos enviados los ve la funeraria, se muestran durante la ceremonia y luego se entregan a la familia mediante un enlace privado. Las personas que envían fotos no ven las de los demás.
• El libro digital solo es accesible para las personas a quienes la familia da el enlace y a quienes entrega una copia descargada.
• Nuestros Recuerdos accede a los espacios solo cuando es necesario: para ayudarle con su solicitud, resolver un problema técnico o retirar un contenido reportado.

6. Nuestros proveedores y el alojamiento

Para funcionar, Nuestros Recuerdos recurre a algunos proveedores. Estos tratan los datos únicamente para prestarnos este servicio. Supabase y Netlify están sujetos a acuerdos de tratamiento de datos que los obligan a protegerlos y a no utilizarlos para otros fines.

Por lo tanto, algunos datos pueden comunicarse fuera de Quebec. Antes de confiar datos a un proveedor ubicado fuera de Quebec, evaluamos si los protege adecuadamente. Si agregamos un proveedor, se indicará aquí antes de su puesta en servicio.

7. Cuánto tiempo los conservamos

• Espacio de recuerdos y archivos multimedia: durante la vigencia del espacio (90 días, o más si lo extiende). Al final, todos los recuerdos, fotos, audios, videos, el retrato y el libro en línea se eliminan de nuestros servidores. Usted recibe recordatorios antes de esa fecha para descargar su libro.
• Espacio entregado por una funeraria: los seres queridos pueden compartir recuerdos durante 30 días. Después, los recuerdos, fotos, audios, videos y el retrato se eliminan de nuestros servidores. El libro ya creado sigue disponible mediante su enlace; se elimina a petición de la familia o de la funeraria.
• Presentación de la ceremonia: las fotos y los videos se eliminan de nuestros servidores 30 días después de la ceremonia, o antes si la funeraria los elimina. Las copias ya guardadas por la funeraria o la familia en sus propios dispositivos les pertenecen.
• Ficha del expediente (fechas, persona de contacto, teléfono): mientras el expediente exista en el portal de la funeraria.
• Recuerdo oculto: deja de ser visible, pero solo se elimina al final del espacio, a menos que usted solicite su eliminación antes.
• Cuenta del responsable: mientras haya un espacio activo y, después, como máximo 12 meses tras el final del último espacio, para responder a sus preguntas y a sus solicitudes de extensión.
• Mensajes y lista de espera: como máximo 12 meses después de nuestro último intercambio, o hasta que se dé de baja.
• Datos de facturación: el tiempo exigido por las normas fiscales (6 años).
• Copias de seguridad: nuestras copias de seguridad automáticas se eliminan por sí solas en pocos días (7 días como máximo).

El libro digital y la carpeta .ZIP que descarga la familia le pertenecen: permanecen en sus dispositivos y no tenemos acceso a ellos.

8. Sus derechos

Usted puede, en cualquier momento y de forma gratuita:

• saber qué datos tenemos sobre usted y recibir una copia, incluso en un formato tecnológico de uso común;
• hacer corregir un dato inexacto, incompleto o equívoco;
• retirar su consentimiento y solicitar la eliminación de un recuerdo o de sus datos;
• solicitar que dejemos de difundir un dato que le concierne;
• saber a quién se han comunicado sus datos.

Escríbanos mediante el formulario. Respondemos por escrito en un plazo de 30 días. Es posible que le hagamos una pregunta para confirmar su identidad.

Si no está satisfecho con nuestra respuesta, puede dirigirse a la Commission d'accès à l'information du Québec.

Una persona también puede presentar una solicitud sobre los datos de un ser querido fallecido, en los casos previstos por la ley (por ejemplo, el heredero o el cónyuge).

9. Seguridad e incidentes

• Todas las comunicaciones con el sitio están cifradas (HTTPS).
• Cada espacio tiene un enlace privado, largo e imposible de adivinar.
• El acceso a la gestión de un espacio requiere iniciar sesión por correo electrónico. Las reglas de acceso se aplican directamente en la base de datos: un responsable solo puede ver sus propios espacios.
• Las fotos y los videos se comprimen y se guardan en una carpeta propia de cada espacio.

Si ocurriera un incidente de confidencialidad (acceso, pérdida o comunicación no autorizados), actuaríamos rápidamente para limitar sus consecuencias. Si presentara un riesgo de perjuicio grave, lo notificaríamos a las personas afectadas y a la Commission d'accès à l'information. Llevamos un registro de estos incidentes.

10. Cookies y seguimiento

No utilizamos ninguna cookie publicitaria, ninguna herramienta de estadísticas ni ningún píxel de seguimiento.

El sitio solo utiliza el almacenamiento local de su navegador para mantener su sesión iniciada en su espacio, recordar el último espacio abierto y recordar el idioma que eligió. Esta información permanece en su navegador; puede borrarla cerrando sesión o eliminando los datos del sitio.

Nuestros anuncios. Si llega al sitio haciendo clic en uno de nuestros anuncios, el nombre de ese anuncio (por ejemplo «facebook-octubre») se guarda 30 días en su navegador. Si compra un espacio durante ese tiempo, este nombre se agrega a su pedido. Solo nos permite saber qué anuncios son útiles. No se recopila ningún otro dato y no se envía nada a las redes sociales.

11. Los menores de 14 años

Un menor de 14 años puede compartir un recuerdo con el consentimiento de uno de sus padres o de un tutor, que lo acompaña en el momento de compartirlo. La compra de un espacio está reservada a los adultos.

12. Cambios a esta política

Si modificamos esta política, la fecha en la parte superior de la página cambia. Si el cambio es importante, avisamos por correo electrónico a los responsables de espacios activos antes de que se aplique.